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大家如何进行会议管理

(一)服务规范

接、送(机)站接待服务规范

    (1)会务人员要求统一着装,着装整洁,化淡妆,提前30分钟抵达迎接地点。

    (2)详细阅读接站安排表;了解与会人员的情况,包括姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况、所代表的组织机构等基本情况。

    (3)在机场显示屏查对航班抵达信息,到达厅分W(W1、W2、W3)和E(E1、E2、E3)各三个出口,接机人员必须先在机场大屏幕上查到应接航班的到达出口。提前通知接机司机做好用车准备,沟通好接站时间、人数,等客地点。

    (4)在对应出站口举接站牌礼貌站立、思想集中,精神饱满地恭候客人光临;按照迎送规格:对于邀请的VIP、嘉宾和重要发言人,在参加迎送的主要领导与主宾握手之后献上鲜花。禁忌用菊花、杜鹃花、石竹花和黄色的花朵。

    (5)客人到来,要面带微笑,主动相迎,热情问好,以礼相待。(根据情况用敬语:您好!早上好!晚上好!请上车!)主动打开车门,同时用手挡住车门上框,避免碰伤客人的头(小车),引领客人上车;

    (6)客人携带行李,应主动帮助客人提拿物品,搬装行李。

    (7)送客人至酒店(机场)路途程中,跟车人员需作自我先容及沿途讲解;

    (8)如需接航班及人数较多,先到的客人需等候时,接机人员应礼貌、耐心的向客人说明情况,以便得到客人的谅解;

    (9)客人离车前,要提醒客人带齐物品,客人下车后应马上检查车内有无遗留物品,如发现有物品留在车上,要迅速设法归还失主。

    (10)送机(站)需详细阅读送机(站)安排表,主要了解与会人员的航班起飞日期、时间、航班号,火车车次,人数、联系方式及离开酒店出发时间;工作人员提前1小时到酒店大堂清点人数,调配交通车辆。应电话联系提醒客人,以免贻误航班;

    (11)送机人员沿途应致欢送辞,将客人送至机场出发厅入口。

    (12)与会领导、特邀嘉宾等身份较高者应当由会议主办方领导亲自到机场或车站送行。

会议登记、签到接待服务规范

    (1)会务人员于会议签到当天提前两小时到会议酒店做会议准备工作。要求统一着装,着装整洁,化淡妆。

    (2)准备好会议用品:电脑、打印机、A4纸、计算器、点钞机、剪刀、纸笔等文具。

    (3)联系酒店本次会议的负责人并落实当天所需房间数量、办理住房手续、领取房卡、餐券、免费停车证等。交一份会议日程安排给酒店负责人。

    (4)与酒店前台落实早、午叫醒服务时间。

    (5)客人抵达酒店,负责引导的工作人员在大堂门口同主办单位接待人员欢迎与会人员、迎接并引领客人至会议接待处(签到台)。

    (6)与会人员来到报到处,要面带微笑,主动相迎,热情问候;指引填写登记表--签到—开票--收费(做好找零准备)--发放会议资料-发放会议各种票证、等根据分房表发放房卡。

    (7)客人较多时,办理手续有序进行,做到办理一个,接待另一个,招呼后一个,并请客人稍等,不能冷落了客人;

    (8)验看客人签名、需客人帮助时,要注意使用礼貌用语“请问、对不起、请稍等、谢谢等”; 

    (9)接受客人咨询时,注意目光的视角及认真倾听。回答客人的询问,做到百问不厌,有问必答,多人询问时,应先问先答,急问快答。对个别过分挑剔的客人,坚持以诚相待。

    (10)重要领导人或VIP贵宾房卡装信封内,信封标注客人、姓名、楼区、楼层、房间号。

    (11)引导人员指引电梯口方向,特殊嘉宾或重要领导人,须引领客人至电梯口,按电梯,微笑示意客人进电梯后离开。

    (12)根据与会人员登记表整理与会者通讯录。与会者通讯录便于与会者查找同事、老友,结识同行业的新朋友,也便于以后联系及交往。

    (13)根据会议登记表调整会议座位座次安排表、宴会安排表、送机(站)表、会后考察登记表、与会人员住宿名单表等。

住宿接待服务规范

    (1)安排房间时,要考虑房间的布局是否集中

    (2)与会者的身份高低不同,安排房间时,有必要做到有所区别。协同会议主办方安排房间。

    (3)与会者中老、弱、病、残人士,应尽量安排在会议底层或离服务台近的房间

    (4)会议主要嘉宾的陪同或随行人员的房间,应安排在会议主要嘉宾的房间附近,最好在隔壁或者对面,以方便照顾。

    (5)会议接待人员的休息室应安排在离楼层入口或电梯口较近的地方,并有醒目的标志,方便与会人员联络和寻找。

    (6)自费与会者对房间有特殊的要求,也应当尽量予以满足。

    (7)有外国友人参加的会议,应该按照国际惯例一人住一间房。

    (8)为会议的贵宾预留出条件优越的房间。

    (9)安排房间时,尽量把先抵达,或者准备同时离开会场的人员房间集中安排,这样既方便管理,还可以协调周转房间,节省费用。

    (10)与会者的住房表要按一定的顺序排列,在名字后面写上房间号码。另一种是按照房间号码顺序排列的住房表,在每个房间号码后面写上与会者的姓名。

    (11)如果会议注册费中不包含住宿费,那么必须要求与会者事先缴付一定的押金,以免会后收不到会议住宿费而造成损失。

餐饮接待服务规范

    (1)根据会议报到登记表统计就餐人数,提前4小时通知酒店餐饮部做好备餐准备。

    (2)根据就餐标准、规格和确定的菜谱。就餐标准根据预算分解为早餐、中餐、晚餐的具体支出。菜谱的确定要考虑就餐标准,应在经费预算内。

    (3) 落实自助餐、围餐的摆放形式,西式自助餐取餐台一般是环形、长方形。不固定座位,自行取食进餐,适合不同口味。中式围餐一般是圆桌型,设主桌。主桌可以是一围也可以是二围,人数一般是12人-18人。   

    (4)主桌需要摆设鲜花、座位人名牌。主桌在餐巾花、围裙、餐具的布置应区别余其他桌。正式宴会通常要挂横幅,有时还配以标语,内容可以根据宴会的主题来拟定。

    (5)提前1小时检查餐厅餐台布置、主席台座位牌、台卡;调试灯光、空调、音乐、宴会致辞所需的话筒。

    (6)落实用餐所需酒水、饮料对应的杯具摆放(水杯、红酒杯、白酒杯等)。

    (7)发放就餐凭证,做好每餐的用餐人数和酒水的登记;就餐凭证一般有两种:印刷专门的会议就餐券,在与会人员报到时与会议资料一起发放,每次就餐时收回;另一种是凭会议证件进入餐厅就餐。

    (8)确认、落实次日的用餐人数或用餐标准;

    (9)有特殊饮食习惯的与会人员要另外安排,尽可能满足少数名族(如穆斯林)或者素食者的饮食需求。

 安排返离、清理现场服务规范

(二)应急预案

会议中意外情况的预案

    意外情况是指会议进行中,突然停电、信号中断等。

     1、防止意外停电:

    一是同等条件下,优先选择具有双回电路的会场;二是大型会议或用电负荷较大的会议召开之前通知、监督会场负责小组进行线路检修;三是提前通知供电企业做好保电工作;四是准备好应急灯、应急音响等;五是如因长时间无法恢复供电导致会议中止,提前安排足够多的引导人员,确保与会人员有序离开。

    在需要用到电视、电话号的会议中,避免信号突然中断,一是要求有关负责人做好例行性检查;二是线路复杂时,必须要请专家现场引导布线;三是检查完好的电视设备、电线光缆等,会议召开前要有专人看管,反复调试,在明显处张贴标识,防止误撞、误扯等。

    2、处理设备损坏的预案:

    音响设备的预案,一是在会议召开前反复调试,达到最佳效果;二是在有线话筒使用正常的情况下,再准备好两只无线话筒;三是准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。

    照明设备的预案,一是主席台照明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换;二是在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象;三是在会议中如果主席台主灯光熄灭,采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救;会议结束后,及时检修、更换灯具。

    桌椅设备的预案,一是在会议召开前,检查主席台上的桌椅是否牢靠,桌布是否干净;二是多准备几套桌椅放在会场附

近,以防备用。

    3、处理安全隐患的预案

    会场中的安全隐患主要是指因用电引发的火灾和因地震等不可抗拒力引发的安全问题。因用电引发的火灾的预案,一是及时检修线路,防止线路老化;二是正确用电,持证上岗;三是会场周围消防器械和消防设施齐全;四是遇到较大火情时,及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制;四是快速疏导与会人员有序离开会场。

    因地震引发的安全问题,一是会务人员劝说与会人员沉着沉着,切忽乱挤乱拥;二是躲避到桌椅下边去;三是待地震过

后,指挥与会人员安全有序的离开。

    4、处理食品卫生的预案

    时间长、人数多的会议要特别注意食品安全,要让与会人员吃的干净,吃的卫生。一是预订会场时叮嘱餐厅准备新鲜食材,避免提供容易引起肠胃不适的食物。二是如发生单个与会人员食品中毒,联系医疗组进行诊断;如发生群体性食品中毒事件,马上启动公安、医疗、卫生联动机制。

     5、处理气候天气异常的预案

     一是提前收集会议期间的天气预报,如有雨雪天气应提前准备好雨具,气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作,如预报有有气候灾害时建议更改路线或推迟会期。二是会议期间如遇恶劣天气,以确保人身安全为原则,做好相关服务工作。 

(三)实行团队管理

常规实行团队有以下几项内容

    总指挥:负责对整个项目的全程统筹负责,处理重大问题,在现场起决策性的作用。总指挥可根据项目的规模划分出1-2个的副总指挥。

    策划组:负责项目前期的策划及现场的视觉效果。策划组可根据项目要求分为:方案创作、文稿撰写、物料设计、物料制作、现场布置、视觉效果等;

    仪式组:负责贵宾领导接待、对活动现场举行的一些仪式环节进行把控,特别是政府类型的活动,对于政治性、严肃性、礼仪礼节的把控。仪式组可根据项目要求分为:礼仪组(接待、引领等)、签到组、流程实行组、VIP接待组。

    工程组:负责活动现场安装、搬运制作、检查补临、撤场回收等;可根据项目要求分为:

    后勤组:后勤组主要是对项目前后期的所有涉及的项目进行安排及管理。可根据项目要求分为:住宿组、餐饮组、会场组、交通组、摄影摄像组。

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