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大家如何策划会议

(一)主题亮点策划:会议主题是围绕会议目标确定并贯穿一次会议中各项议题的主线,确定会议主题,使之有号召力、有时代感、引人注目,是会议策划的一项重要任务,是会议的灵魂。

 策划方向

1、根据社会上政治、经济、学问、科技等领域中的热点话题进行会议主题的创意策划。

2、不断的更新观念,关注国内外的热点事件、时事话题和新的思潮。

3、了解竞争对手的具体情况,尽量避免内容和形式雷同的会议而缺乏市场吸引力。

4、 紧扣会议的目标群体最感兴趣和最关心的问题。

5、  结合会议特色或企业特色策划会议标语及宣传语。

6、策划新颖独特的亮点环节:如入场环节、签到环节、暖场环节、抽奖环节、游戏互动环节等。

(二)宣传推广策划

1、确定宣传推广的目标 

    宣传推广策划目的在于向外界传递怎样的信息,如企业的品牌形象,新产品推介、信息发布等,引起受众群体的关注,并影响其行为。 

2、规划宣传推广的时间及阶梯

    为了不使宣传推广工作无的放矢,需要注意宣传推广的时间及阶段性。渠道的选择、宣传对象的心里接受时间均影响宣传推广时间及阶梯。

3、分析选择宣传推广的渠道

    通过电视、报纸、户外广告、网络、数据业务平台、线下活动等各种渠道,及时地发布会议或活动信息及报道,增加会议或活动影响力。

4、相关素材策划

   宣传推广的素材料主要包括活动信息资讯稿、专题信息材料、活动策划案、相关影像资料等。

5、会议/活动前期铺垫或预热

6、会议/活动期间资讯点、宣传点扑捉

7、会议/活动后期成果输出

(三)会议视觉策划

1、会场背景设计 

2、邀请函、代表证、礼品袋、文件夹等物料设计

3、会议使用文件PPT背景设计、会议手册设计等

4、现场指示牌、宣传板设计

5、会场区域花卉摆放策划

6、会场效果布置

7、会议礼仪、工作人员形象策划

8、音响灯光策划

(四)会议环节策划

策划方向

    1、会议日程

会议日程是指将会议所有活动按照每日单位时间进行具体落实安排,如颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗等,以及其他辅助活动,如宴会、招待会、参观、考察、、娱乐等。会议日程是促使会议顺利有序进行和提高会议效率的保证。会议日程策划的基本要求如下:

(1)全面准确地把握会议的议题性活动、仪式活动和其他辅助活动的关系,突出会议的议程安排,同时注意各项活动之间的协调性。

(2)科学分配进行各项具体活动所需要的时间,对各项具体活动所需要的时间进行预测,预测依据主要有:上次会议同样的活动所花的时间;本次会议议题和其他活动的增减情况;每项议题发言人数和发言时间;每项仪式性和辅助活动大致需要的时间;中间休息时间等。

(3)既要贯彻精简、高效的原则,又要科学、合理、做到紧中有松、劳逸结合,符合人体生理和心理活动的规律。以提高会议活动的质量。

2、会议议程

 会议议程是对会议议题性活动的程序化,即把一次会议的各项议题按照顺序编排起来。

(1)按照议题的轻重缓急编排会议日程。越紧要的议题越应排在议程的前端。这样可以确保有足够的时间研究主要议题。

(2)明确每个议题的处理时间。应该估计每个议题所需处理的时间并在议程表中明确标示出来,这样便于会议主持人控制会议的议事进度。

(3)事先通知与会者,以使其做好准备。为让与会者对会议及早做准备,会议议程应当随会议通知事先发给与会者。会议议程是会受到敬重还是会被忽视,是与会议组织者对它的利用程度成正比的。

3、会议程序

会议程序是指将会议中各个相对独立的单元活动的所有活动细节按照时间先后加以排列而形成的顺序。会议程序具有详尽性、明确性和可操作性,它比会议日程和会议议程更加详细具体,可对每项活动开展细节的名称、主持或参与者的身份以及限定的时间等都作出明确的规定。编制会议程序可以让与会者及会议工作人员详细了解每项活动单元的具体内容及时间顺序,同时使会议主持人熟悉和掌握各项活动的进程。它们之间的区别在于:

会议日程是将包括仪式性、辅助性活动在内的会议各项活动落实到每日单位时间;

会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排,不包括会议期间的仪式性、辅助性活动;

会议程序是会议各项单元性活动的详细顺序和步骤。规模较大、活动较多、会期较长的会议,往往同时编制会议日程、会议议程和会议程序。通常情况下只编制会议日程就可以了。

    4、活动环节

    一个活动的产生,想必都会有他所要达到的目的,在进行活动环节策划的时候,大家必须全方位的思考,除了要设想引人注目的开场之外,更要为结尾立下目标。如此,才能朝着目标来设计中间的活动。

    (1)紧贴活动目的,环节松弛有度。

    (2)围绕活动主题,突出环节创意与独特。

    (3)多次讨论与修善,把握环节细节。

(五)会议形式策划

 大家对于会议形式的策划将根据会议的目标和性质、与会人员的身份、会议现场、座位格局、会场装饰及技术手段等诸多因素进行策划。

一、会议形式策划方向

    1、会议的目标:决策型会议应采用便于议决事项的程序化强的方式;征询研讨型会议应采用便于发表意见、可以充分讨论、开放的形式;宣传教育型会议应采用增强宣传效果的方式;传达精神型会议则应考虑扩大传达面的形式等。 

    2、会议的性质:如法定性会议、决策性会议等,这种会议严肃而庄重,一般采取程序严格、场面庄严的会议。

   3、与会人员的身份:较高层级的领导人会议,应当采取便于集中、较为正式的形式;不同单位、不同系统人员参加的会议,可采取座谈式等更开放的形式。

    4、会议现场、座位格局、会场装饰:会场座位的摆放形式受制于会议的目的、性质、功能和类型,不同形式的座位格局、文字装饰、图案装饰、色彩装饰和实物装饰等会产生不同的会场效果。

    5、技术手段:主要是视听设备、计算机及网络系统等客观条件。

二、会议形式策划展示

1、常见的会议模式

    (1)报告式

    (2)研讨式

    (3)座谈式

    (4)现场式

    (5)联谊式

    (6)庆典式

    (7)讲座式

    (8)论坛式(沙龙)

2、新型的会议模式

    (1)远程会议

    (2)网络会议

    (3)玻璃鱼缸式会议

    (4)休闲式会议

    (5)头脑风暴

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