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会务筹备需要简单化

  轻思纬导读:会务事情很多,如果能够做到多而不乱,需要好好规划。做规划的作用就是为了把事情细化,化繁为简。要如何把会务筹备简单化呢?请看下文内,可以看看别人是怎么做到的。

  把复杂的问题简单化,有利于尽快掌握会务工作的规律和脉络;把简单的问题复杂化,有利于深入了解会务工作的内涵和细节。会务人员既要坚持原则,又要机动灵活;既不能只注重规律忽视了细节,又不能只关注细节不顾及规律。

  牛顿说过:“把简单的东西复杂化,可以发现新领域;把复杂的东西简单化,可以发现新定律。”用这两种思维模式去看待会务工作中的“简”与“繁”,个中妙处值得品味。把复杂的问题简单化,有利于大家尽快掌握会务工作的规律和脉络;把简单的问题复杂化,有利于大家深入了解会务工作的内涵和细节。这道理与书越读越薄或越读越厚的道理异曲同工。

  所谓“简”,指不同类型的会议大都有其周期性和规律性,细心揣摩不难发现其中的“套路”。

  从会议的要素来看,召开会议的时间、地点、议程设置一般会有一定的规律。以广东省为例,以省委、省政府名义召开的部门全省性会议大部分会在年初或年尾进行;会议地点大都在广州市;议程设置一般都会有总结工作、部署任务和领导讲话等。从会议的操作程序看,各类型会议均可按会前筹备、会中服务、会后梳理三个步骤将任务分解,逐项落实。如,会前筹备包括:制定方案,下发通知,落实人员,印发须知,布置会场,联系资讯报道,安排与会人员食、宿、行,检查各环节落实情况等;会中服务包括:组织报到、发放材料、引导入座、维护秩序、会场服务等;会后梳理包括:资料归档、认真总结等。此外,会场的布置、材料的印制、议程的设置等都有一定的规律可循。

  应高度重视会议的组织工作,特别是一些规格高、人员多的会议,更要精心筹备,确保会议顺利进行。把纷繁复杂的会务工作,按照“化繁为简”的思维归纳分类、制定流程,明确每个环节的内容、完成时限、责任人等,就可以做到忙而不乱、井然有序。

  所谓“繁”,指在遵循规律的前提下要注重细节,周密部署、认真实行,确保不错不漏。

  即便是已经程序化的会议,在具体实行中,稍有不慎,一些不起眼的小疏忽就可能带来不可估量的大影响,令人感觉“看似寻常最奇崛,成如容易却艰辛”。

  如,某地召开党代会,由于会场检查不到位,没有发现主席台后方幕布上党徽的方向做反了,结果造成重大负面影响。除了会场上出现的各种图标容易出错外,由于会前准备不足导致的失误也时有发生。某地举办与外方签约仪式,当地领导非常重视,党政主要负责同志到场见证签约。活动按照议程进展得很顺利,但到了签约环节,双方代表坐下后才发现桌上没有笔,现场有人连忙拿出自己的笔“救急”才免除了尴尬。

  如何确保“小纰漏”不成为“致命伤”,正是会务工作“繁”之所在。虽然不同类型的会议各有规律,但不同的会议主题决定了参会人员、会议形式、会议规模、会议议程的不同;不同的会议场地决定了会场布置、会议编组、食宿安排、人员分配的不同;不同的参会人员决定了会议规格、安保措施、名单排序、座次摆放的不同。如同中国的山水画,寥寥几笔勾画出整体布局和抽象意境,是为“简”。一笔笔“蹭、擦、点、染”,使画面丰富精美、繁而不重、密而不窒,是为“繁”。对于这些在“简”的规律下出现的各类不同的“繁”,需要会务人员既要坚持原则,又要机动灵活;既不能只注重规律忽视了细节,又不能只关注细节不顾及规律。具体来讲,就是“人要实、事要细、脑要活”。

  “人要实”

  是指会务工作人员业务基础要实,工作作风要实。要具有较强的大局观念和政治意识,讲政治、讲纪律,严格按组织原则和有关规定办事;要有较强的业务能力,通晓政策规定,熟悉会务规程,了解有关部门职能,具有较好的综合协调能力;要有较强的责任意识和奉献精神,做到事不避难、勇于担当,甘于吃苦、乐于奉献;要保持良好的工作状态,在任何情况下都急而不躁、忙而不乱。

  “事要细”

  是指各项事务要严格把关、细致安排、深思熟虑,确保不出纰漏。具体要做到“三个一”:会前,把各个细节“想一遍”,确保没有遗漏;会中,把所有事项现场“查一遍”,对每一个环节做到心中有数;会后,把整个活动“回想一遍”,总结分析经验教训。

  “脑要活”

  是指会务工作人员头脑要灵活,对突发事件要随机应变。会前要多想几个“万一”,多设计几套预案,对临时动议和突发情况要处变不惊,及时化解各类问题。

  轻思纬会议策划企业提醒您,作为专业的会议企业的成员,做规划,灵活做事,遇到突发事件,可以随时整合资源解决危机,是很基本的职业素养。


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