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分享干货-手把手教你如何办好一次国际学术会议

轻思纬导读:分享干货--《干货!手把手教你如何办好一次国际学术会议》,内容写得很好,大家跟编辑一起来看看怎么办好国际学术会议吧。

  近年来,随着中国特色新型智库建设进程不断发展,其在对外传播、国家形象建设等方面所扮演的角色日益受到重视。树立社会主义中国的良好形象,推动中华学问和当代中国价值观念走向世界,在国际舞台上发出中国声音,迫切需要中国特色新型智库发挥在公共外交和学问互鉴中的重要作用,不断增强我国的国际影响力和国际话语权。

  得益于中央和地方政府的高度重视和政策、财力上的有力支撑,中国智库国际交流合作的机会与日俱增,并且越来越多地成为国际学术会议、智库主题会议的东道主。这类会议的举办,有利于中国特色新型智库提升在业界的国际影响力和自身业务水平;有利于其发挥自身优势,扮演好在公共外交过程中应有的角色,在国际上发出中国声音、讲好中国故事;为中国软实力的提升作出了一定的贡献。不过,在中国特色新型智库举办国际会议的热潮下,也出现了若干问题,主要体现在自身举办国际会议的目标不明确、会议定位不够清晰;在国际会议筹备期的准备工作不够完善;在国际会议结束后难以呈现出最佳效果和产出应有的成果,无法实现前期设定的目标等方面。未来,要做好中国特色新型智库的国际交流工作,办好国际会议,产出有价值的智库成果,提升国家软实力,应当着重关注会议的目标、筹备和产出这三个环节。

  明确目标定位

  智库在主办或者承办国际会议前,有必要先明确自身通过办会想要达成何种目标。这对于后期会议效果的呈现和成果的产出具有重要的意义。目前,一些智库在举办国际会议的过程中,由于经费充裕,主办方往往能够请到来自多个国家的业界主流专家甚至是知名学者,会议的硬件条件无可挑剔,规格也非常高端。但是在“大咖”云集的盛景过后,除了一本质量良莠不齐的会议论文集外,往往没有有效的产出。而千里迢迢赶赴会场的与会者在业务方面的实际收获往往也较为有限,感觉除了拓展学术人脉,自己很少获得业务能力的点拨与提升,更谈不上思想的升华。

  这种情况的出现,往往是由于智库在申请举办国际会议之前并没有明确会议应实现的目标,没有对会议进行精准定位造成的。准备举办国际会议的智库应该在事前对会议目标做好清晰的规划。对于一次耗资不菲、人力投入众多的国际会议,作为主办方的智库是要借助办会提高自身在国际业界的影响力和知名度,还是要借助会议与外方达成合作,进一步强化双方的业务往来?是要借助会议邀请中外业界专家,解决某个在科研和资政项目实施进程中遇到的问题,还是要就某一个主题打磨出一本内容精彩、完善的论文集?只有十分清楚自身想要实现的目标,才能精准地设定议题,做好国际交流的后续工作,才能办好国际会议,让宝贵的经费发挥实际作用,实现应有价值。

  做好先行准备

  主办会议的目标确定以后,就要围绕这个目标做好前期筹备工作。许多智库在举办国际会议前的筹备工作不可谓不认真,但是由于办会经验、人力问题,包括对会议目标的认知差别,筹备工作难免会有疏漏。这些疏漏往往决定着会议的现场效果,甚至决定了会议最终的产出。

  大家在参与一些国际学术会议时,往往会发现,由于会议规模庞大,参会人数和发言嘉宾人数众多,因此在会议进行的过程中,会出现一些看似非常热闹的场面,但是分配给每个发言人的时间非常紧张、发言都是点到为止。一些专家精心准备了幻灯片,但缺乏足够的时间讲好讲透,只能做蜻蜓点水式的简要先容。这些问题体现出一些智库还在追求庞大的会议场面规模,而疏于对会议质量的关注,对于会议时间、发言人数的把控还不够专业。

  有些国际会议场面宏大,但是讨论场面时而混乱,时而离题千里。会议的发言和讨论缺乏预设和把控,精彩与否只能“看天吃饭”。这些不足之处往往体现出一些智库主办的国际会议缺少关于主持人和点评人等的彩排环节和精心安排。此外,尽管不少专家学者都能够主动精心准备参会的发言稿和论文,但在不少国际会议中,一些与会专家的发言内容陈旧、缺少创新,给人以老调重弹的感觉,甚至在某些会议中,有少数与会学者提交的论文质量与同行差距较大,显示出其准备时间不足,或者用心程度不够。这些缺陷体现出作为国际会议主办方的智库缺少对与会学者提交论文、发言内容的选拔机制,或者在选拔环节中把控不严、沟通不畅,缺少与学者在提交论文、发言内容的选题、立意和细节内容等方面的讨论、修改和打磨。

  以上种种遗憾,不一而足,这提醒大家,中国特色新型智库在主办国际学术会议时,如果缺乏真正用心的预先准备,或者把重心都放在接待、食宿等方面,就会造成会议质量和效果不尽如人意。

  提供最佳产出

  国际会议往往需要较多的经费支撑,其投入产出比是大家不得不考虑的问题。目前,国家层面对于各类型智库参与国际交流给予了大力的支撑。《关于加强中国特色新型智库建设的意见》中便强调,中国特色新型智库建设过程中要深化国际交流合作机制改革。加强中国特色新型智库对外传播能力和话语体系建设,提升我国智库的国际竞争力和国际影响力。建立与国际知名智库交流合作机制,开展国际合作项目研究,积极参与国际智库平台对话。简化智库外事活动管理、中外专家交流、举办或参加国际会议等方面的审批程序。

  由此可见,未来中国特色新型智库参与国际交流、举办国际会议的机会可能会越来越多。在此情况下,国际会议的实际产出情况就是评价中国特色新型智库举办国际会议实际效果的重要标准之一。举办国际会议的智库有必要向提供会议经费的机构或者提供者提供相对完整的会议目标和会议产出情况报告,借此衡量会议的实际效果。报告的范围应当包括:会议的目标设定、会议的实际举办情况(包括与会人数、发言人数、讨论人数、会议议程设置与实际实行情况、会议的后勤保障情况及会议经费使用情况等)以及会议的最终产出。其中,会议的最终产出可以包括如下几个方面。

  与会学者,包括会议发言人、论文提交人以及参与讨论者和听众的调查问卷。面向中外与会者的调查问卷有助于智库站在第三方角度发现国际会议实际存在的优缺点,有助于举办国际会议的智库在未来汲取经验教训,尽可能地扬长避短,改善办会效果。

  会议文集与资政方案。悉心打磨、切合会议主题、具有实际学术价值的论文集应当经过与会学者在参会后的进一步修改订正,寻找传统的纸质出版商或者网络、移动互联网平台向学术机构、社会大众发行。文集主题与政府、公共事业部门等机构日常工作相关并且具有一定资政价值的,应当通过智库与上述部门的对接渠道,呈递给相关领导。具有实行价值的部分,除了获得领导的相关批示以外,可以与上述部门进行研讨并且落实。在落实过程中,智库应当起到顾问和智囊的作用,在项目落地过程中积极参与,发挥自身优长,为项目的成功保驾护航。同时,智库应在参与项目落地的过程中不断总结经验、发现问题,为未来的资政研究工作探寻方向,为未来的国际交流活动提供新素材。

  宣传工作的把控。目前,智库举办国际会议时,对宣传工作一般都能重视。但是也有少数智库对宣传工作的理解有限,自身官网更新滞后或者停滞,没有建立起移动互联网客户端或者运行质量欠佳,对会议的预告、举办和会议成果的宣传不能及时跟进。一些会议并没有邀请专业记者深入一线采访,一些规模较大、规格较高的会议主办方并没有与具有相应规模的、全国性的权威社会科学媒体合作,这样其会议动态和成果的传播领域就十分狭窄,影响范围比较有限。此外,一些规格高、规模大、影响范围广的国际会议还应当有面向海外同行和相关受众的英文等外文的会议成果报道,切实地扩大中国特色新型智库在国际领域的影响,真正在国际上做到讲好中国故事、发出中国声音。

  来源 编辑单位:中国社会科学院世界历史研究所


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