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举办大型会议需要注意的问题

轻思纬导读:所谓会议策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使效果会议最佳。那么大型的会议活动需要注意什么呢?

  首先,举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。 会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失。

  其次,一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等; 大型活动还须设签到席,派专人负责签到;由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。

  最后,一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。

  文章来源于网络,分享的目的在于学习,希翼对于您的举办大型会议有所帮助,提醒您注意一些细节,避免不必要麻烦。


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