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分享干货:大型会议的筹备的心得体会

  轻思纬导读:大型会议的筹备涉及内容很多,一般是有一个团队来运作,很难一个人做好。因此,里面没的分工、协作和沟通需要有一个规则,否则很容易出错。而且大型会议出错的后果很严重,因此做大型会议筹备需要注意什么呢?怎样才能做好。下面大家来看一篇行内人士写的一篇关于大型会议的筹备的心得体会吧。

  应当细心地观察,为的是理解;应当努力地理解,为的是行动。——罗曼·罗兰

  一、谋定后动,举必有功。

  (一)准备好会议讲话稿。对于领导的讲话稿这一块的话准备的话要注意三方面内容。首先,领导的讲话稿一定要根据领导的真实意图和想法,以及领导最近的动态和讲话,要突出领导的思想和主题。其次,要了解讲话内容中所出现的最新动态,掌握最前沿的信息,与时俱进,紧贴主题;第三就是要虚实结合,巧妙融和实践工作,不能只讲空话、套话、大话。再加上合理的结构与布局、精准的文字和精美的标题,一篇好的讲话稿就新鲜出炉了。同时领导对于会上的发言会有自己新的思考,采用讲话稿的地方不多,所以需要在会后对领导的讲话进行总结、提炼和升华,并及时在网站或微信公众号上进行宣传报道。每次会议均有主持人,需准备好主持词。尽量将主持词提前给主持人。让主持人对整个工作流程能提前了解和熟悉,避免仓促而影响其现场的主持和发挥。

  (二)准备好会议座次表。座位表的排位非常讲究,要根据级别、资历、单位等按顺序排放肯定不能随心所欲。座位牌和座位签均需提前准备好,最好是根据座位表来打印座位签,然后每排的座位签用橡皮筋打好包,在背后做好第几排的标识,这样布置起来会非常方便、省事,“磨刀不误砍材功”就是这个道理。然后会前准备时,门口要用a3或者更大的纸将座位表打出来,并张贴会议门口最显眼的地方。a4大小的座位表要不少于参会人员的数量,在签到的同时发一张,便于参会人员准确快速找到自己的座位。

  (三)准备好会议通知。会前通知人员的时候切记,对参会人员的通知要求和一个影片的名称一样“一个也不能少”,特别是重要嘉宾,他的缺席可能会影响整个会议的进行。每一次大型会议的召开、每次开会人员的召集均属不易。所以必须及时准确通知到每一个参会人员、不能出任何差错。需发放的资料发放到每一个人手中,切忌落下任何一个。一般主席台上的座位牌和下面参会人员座位牌不一样,这就需提前准备好两种尺寸的座位牌,其中最为重要的是千万别把名字打错或弄乱,否则会闹出笑话甚至产生误会。

  (四)准备好会议资料。再讲讲关于资料的打印,资料的打印一定要及时但又不能过早。如领导的讲话稿,多次修改后,一般在最后的时候才能定稿下来,且会议的时间因特殊情况可能出现更改。过早准备可能会做无用功,到时需重新印刷,一来浪费资源,二来耽误时间,三来有可能会影响后续工作。资料打印时一定要先打印样稿,核对无误后再开始呈批量引发,特别着重关注落款时间和名字。印刷时最好在现场盯着避免出现疏漏。

  二、欲要看究竟,处处细留心。

  (一)彩排是最好的检验。开会前一晚一定要去会场。布置好会场、开展会前准备工作,先检查横幅是否有多字少字或错字的情况,然后检查电子显示屏能否正常运转,主席台话筒是否能能用。每个座位签是否摆放好、资料是否准备到位。入会口的指示牌、签到台是否准备好。然后有一些实用小物件切忌别忘记,比如剪刀、胶布、笔,包括多带几份资料以备不时之需,如果有聘书或证书发放的话最好事先预演一下,同时需配备好音乐和组织好秩序。

  (二)敬重是最大的诚意。发通知的一点小技巧,要通知所有参会的人员不是一件容易的事情。先要进行分类,如果是有具体的单位且该单位参会人员较多,可通知该单位办公室或联络人。如果单位很分散且人员只有一到两个,可通过电话或短信直接与其本人联系。并根据时间节点有不同的联系方式,若是午休或晚上,通知又较急的话,可通过发短信的形式告知其会议主题、时间、地点及参加会议的最高领导,并表明自家身份,最后再加上一句参会或请假期待您的回复,这样较为妥帖。若有时间可点对点发送,加上参会人姓氏及职务的称呼,这样让参会人看短信时的敬重感爆棚,有一年春晚的歌唱到群发的我不回就是这个理。若未受到回复,则需在较为合适的时间电话进行确认。接着需及时统计请假人员等相关数据,并及时反馈给领导。重要人员的请假需领导间相互沟通,努力达到人人能参会的良好效果。

  (三)细节是最高的要求。会议开始前,工作人员一定要提前半个小时以上在入场门口的签到台等待,因有的参会嘉宾来得很早,需提早进行接待和引导。然后签到表最好是多打几张,签到台放几张,会场每排的右手边可以放一张,这样能有效避免因时间紧签到需排队的窘境。签到表一般需要姓名、单位、职位以及电话等相关信息。这既能统计参会人员,又能帮助会务费用的报销,还能方便下次会议的联系,正可谓一举多得。会标的确非常重要,一定要经过自己分管领导的认可,用最终敲定的版本。制作横幅时要和制作人反复的核对和确定,确保会标准确无误地显示在会场。如果有电子显示屏的话,显示屏上一定打上较为庄严肃穆的背景和文字。参会人员的饮用水不可缺少,主席台准备瓷杯和热茶最为妥帖。

  (四)用心是最美的能力。会上如果有发放聘书或颁发荣誉证书流程,整个环节需要很用心,最好能及时彩排。聘书或荣誉证书的选定需去文具店进行挑选,尽力挑选高端大气又实惠的那款。聘书或证书拿回来后要及时去打印店排好版,但打印的时间需留空白,等待会议时间的最终确定。正式开印时要及时盖好你自家单位的章子,红灿灿的印章将见证这一荣耀高光时刻。

  一屋不扫,何以扫天下。从小事做起,从当下做起,不因事大而难为,不因事小而不为,不因事多而忘为,不因事杂而错为。若能持之以恒、久久为功,定会有长足的进步。笔者相信,只要追永远就不会落下,与大家共勉。

轻思纬会议策划企业补充提醒:本文内容更符合政府类型的大型会议,因此其他商务类型大型会议也许有很多区别,里面的内容属于个人观点,因此,仅供参考,切莫作为行业标准。

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