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会议预算统筹该怎么做,看看业内人士怎么说

  轻思纬会议策划企业导读:会议预算统筹该怎么做,才可以做到有所作用,才能够让会议费用在自己可控范围内,让客户和老板都满意?小编今天分享一篇会议策划业内人士的文章。小编觉得很实用,希翼都你有所帮助。

  很多时候,作为会议组织方您可能会有疑问:“我不是决策拍板人,通常都是我老板告诉我有多少预算。”

  非常正确,但是如果您是会议组织者,不要忘记您的责任是需要通盘考虑,帮助您的老板了解需要花多少钱、如何花钱、哪里可以省钱等等。

  计算报销单

  首先,从需求分析您获得了以下会议基本信息:

  •   会议目的

  •   会议时间(几天的会议?周末还是平日?)

  •   主办地点(酒店?会展中心?度假酒店?)

  •   主办城市

  •   预计参会人数

  •   预计会议室的数量

  您一定会说,这些信息很简单,但是这对于做好预算统筹非常有帮助。

  您的老板通常会给一个预算的数字,也就是您最多能花费多少会务费。例如:100人的两天的会议,预算为20万人民币。

  以下的清单包括了常见的会议预算组成部分,您需要来估算哪些费用需要由组织方承担。

  会议预算清单

  ¥预算总额

  Total

  •   差旅

  •   住宿

  •   地面交通

  •   餐饮

  •   茶歇

  •   礼品

  •   会议场租费

  •   印刷品、会议日程制作,如果是国际会议,需要考虑翻译成本

  •   视频、音频、灯光设备租用

  •   摄影摄像

  •   节目表演

  •   人工成本

  •   其他设备租用费用

  •   背景板、LED屏幕租用

  当您知道有哪些项目需要会议组织方来承担,您可以非常容易地计算出总的成本。常见的是参会者承担差旅、住宿、和部分餐饮费,但是不承担印刷品成本、节目表演、人工成品、设备租用等费用。

  常常令组织方犯愁的是预算不够做那么多事呀,有哪些方法可以帮助您的呢?

  1组织方可以收取会议注册费吗?

  ——这是很常见的做法。

  我的建议是:请先确保会议目的和日程非常吸引参会者并且能让他们真正感到会议让他们有学习的机会,那么参会者将很乐意去申请注册费并支付。您也可以考虑使用吸引眼球的主讲嘉宾,以吸引更多的参会者。

  2可以找赞助商吗?

  ——看看会议的目的,去想想您可以寻找哪些合作伙伴并在会议上给合作伙伴一些展示的机会。有些赞助商可以给您折扣,或者赞助某些服务和设施以降低您的总成本。作为回报,您可以在会场之外为他们搭建一个展位,或者将合作伙伴的资料分发给参会者。

  3有些时候,也可以进行物物交换

  ——但是要看看是不是双方有相同的利益并达成共识。

  很多院校的领导和老师会认为,作为万礼豪程每年年会的组织者,我非常幸运,因为拥有很大一笔预算。

  2016年年会,我的目标是280名参会者,但是我的预算并没有相应成比例增加。

  所以,大家采取的方法是赞助院校一个或者两个名额,超出赞助名额的老师,大家需要收取注册费。在大家做出这样的决定之前,大家团队花费大量时间和精力制订日程,因为这份日程对于大家确保最终的参会人数至关重要。同时,也保证了有合作院校愿意自费参会。

  万豪家族基金会是慈善机构,大家所有的团队成员对于项目的花费都是非常谨慎。如果您工作的企业是盈利机构,那么可能您的情况会有所不同。

  最后,我给所有会议组织者一个重要贴士:

  在紧急事务处理方面预留部分预算,

  因为您不知道在会议中会发生什么状况,如果您有这部分预算,在突发事件的情况下,您可以进行及时处理。

  本文来源于网络,由轻思纬转载分享,版权归编辑所有。


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